Ef þú hugsar um það smástund, þá er stjórnun í raun mjög einfaldur hlutur. Starfsmenn vilja sömu hluti og þeirra yfirmenn: tækifæri, sjálfstæði, virðingu, að heyrast. osfrv. Ef starfsmenn standast væntingar eru þessar kröfur sanngjarnar og raunhæfar. Ertu ekki sammála?
Hins vegar eru allir starfsmenn, sama hversu faglegir og vingjarnlegar þeir eru, alltaf í stöðugri leit eftir því að fá sínum þörfum fullnægt. Þegar eitthvað eða einhver stendur í veginum fyrir þessu, skapar það átök, slæm samskipti og vandamál sem munu trufla alla ef þau eru ekki rétt leyst.
Hér er hinn einfaldi sannleikur um stjórnun: það er ekki á þína ábyrgð að leysa vandamál á milli fólks. Reyndar munu afskipti þín líklega meira skaða en gera gott, jafnvel þótt þú trúir því innst inni að þú hafir fullkomna lausn á málinu og getir komið öllum aftur til vinnu.
Ástæðan er einföld: Þar sem þú ert ekki óhlutdrægur, ert ekki með innsýn í grundvallaatriði og ekki með allar upplýsingar sem liggja að baki í hverju vandamáli, þá ertu yfirleitt ekki í góðri stöðu til að bjóða upp góðar lausnir. Sem stjórnandi er þitt hlutverk ekki að leysa vandamálin; þitt hlutverk er að tryggja að vandamálin leysist.
Þetta er í raun gert með því að fylgja eftirfarandi ferli:
Þegar þú verður meðvituð/aður um vandamál þarftu strax að ákveða hverjir eiga vandamálið. Annaðhvort átt þú vandamálið, hinir eiga vandamálið eða báðir aðilar eiga vandamálið. Það er mikilvægt að taka þessa ákvörðun strax, vegna þess að það síðasta sem þú þarft er að standa í því að leysa vandamál sem þú átt ekki.
Að því gefnu að það sé hinn aðilinn og ekki þú sem á vandamálið, þá verður þitt næsta skref að bjóða einstaklingnum (sendanda) að tala um vandamálið og viðurkenna þinn skilning á málinu með Virkri hlustun. Þetta veitir sendandanum staðfestingu um að þú sé að hlusta á hann með skilningi og samúð.
Þar sem þú átt ekki vandamálið, er þitt hlutverk að greiða fyrir því að sendandinn geti leyst vandamálið á eigin forsendum. Passaðu þig að forðast allar samskiptahindranir og freistingar um að leiða samtalið í ákveðna átt, jafnvel þótt þú haldir að þú hafir fullkomna lausn á því. Að leiða málið eithvað hjálpar þér ekki eða sendandanum við að leysa vandamálið. Það versta við að leiða málið er að þá ert þú að stilla þér upp sem vandamálaleysara sem er ömurlegt og vanþakklát hlutverk.
Ég minnist ennþá dagsins þegar ég fékk mína fyrstu yfirmannsstöðu og framkvæmdastjórinn sagði mér að mitt hlutverk væri að "koma í veg fyrir vandamál" á skrifstofunni. Ég hafði enga stjórnþjálfun á þessum tíma og ég man hversu erfið mál ég tók alltaf með mér heim á hverjum degi, stöðugt að hafa áhyggjur og upplifa tilgangsleysið við að segja starfsfólkinu að leika sér fallega í sandkassanum. Niðurstöður í þessari forystuleið voru 90% árangurslausar og ég hætti að lokum.
Nú þegar ég hef lært um eignarhald á vandamálum og lært góða samskipta- og átakafærni, líður mér miklu betur við að takast á við óumflýjanleg daglegt atriði og vandamál sem koma upp.