Raunverulegur kostnaður við samskiptavandamál í fyrirtækjum og stofnunum


Hversu oft hefur þú ekki sagt „Ef ekki væri fyrir fólkið, þá mundi ég elska þessa vinnu“. Hversu miklum fjármunum er þitt fyrirtæki eða stofnun að eyða vegna samskipta vandamála? Hversu mörgum líkar við samskiptavandamál? Margir geta tekist á við þetta, en fáum líkar að gera það. Flestir koma sér hjá því að takast á við svona. Hugsaðu aðeins, hvað er mikið um samskiptavandamál á þínum vinnustað?

 

Hvernig tekurðu eftir þessu? Þöglir fundir og fólk horfist ekki í augu! Verkefni eru ekki kláruð vegna þess að fólk er að vernda sig eða láta óvininn líta illa út. Samskiptavandamálin eru að drepa niður alla framkvæmdasemi.
 

Ertu með nýjan stjórnanda með tæknilega hæfileika, en enga hæfileika í stjórnun?

 

Þú mundir aldrei láta verkfræðing hanna tæknilega ferla nema hann hafi tæknilega reynslu. Starfsmenn með litla sem enga stjórnunarhæfileika eru settir í að stjórna fólki. Þetta er rosalega áhættusamt!

 

Ertu komin/n með nóg af því að fjárfesta í starfsþjálfun sem skilar engu!

Þú hefur verið að eyða miklu fjármagni í allskonar starfsþjálfun, en ekkert breytist. Fólk er ennþá tortryggið og með efasemdir. Starfsþjálfun getur kostað mikla peninga og ef hún er ekki að skila árangri, þá þarftu að endurskoða hvernig þú ert að nálgast hana. Þetta gæti verið röng starfsþjálfun eða eithvað annað sem er að trufla. Hver svo sem ástæðan er, þá gæti gremjan og pirringur í starfsumhverfinu verið afleiðing af svona árangurslausum tilraunum.
 

Hvað þarf þá að gera..

 

  • Finna mistökin sem eru gerð við að velja ranga starfsþjálfun

  • Finna út hvers vegna þessi mistökin kosta svona mikið

  • Finna leið til að komast hjá þessum mistökum

  • Finna starfsþjálfun sem er peninganna virði, er mælanleg og skapar langtíma breytingar

  • Setja fram verðmætar upplýsingar um hvernig á að leysa samskiptavandamál

  • Finna leið til að forðast rándýrar starfsþjálfanir sem ekki virka

  • Setja upp leiðbeiningar um hvers skonar starfsþjálfanir virka

 

Það sem skiptir öllu máli

Slæmir stjórnunarhættir eru að kosta þig mikla fjármuni. Stjórnunarfærni er hægt að læra. Þú þarft ekki að sætta þig við einhverja meðalmennsku. Hvað eru svo slæmir stjórnunarhættir?
 

  • Ekki stuðningur

  • Slæm hlustun

  • Takmarkað framlag hjá starfsfólki

  • Einhliða og handahófskendar ákvarðanir

  • Forðast átök og nota vald til finna lausnir

 

Áhrif í stjórnun skilar sér alltaf inn í allt umhverfið og niðurstaðan kemur alltaf fram í rekstrarniðurstöðu fyrirtækisins eða stofnunarinnar. Gott dæmi um þetta er þegar Columbia geimskutlan sprakk í loft upp. Tæknilega ástæðan var rakin til þéttinga á tanki, en hegðun og ákvarðanataka í hönnunarumhverfi var þegar upp er staðið vera talin vera aðal ástæðan fyrir þessu.

 

Slæmir stjórnunarhættir skapa mikinn kostnað:
 

  • Mikla starfsmannaveltu

  • Miklar fjarvistir

  • Skemmdarverk

  • Slæm samskipti við yfirmenn

  • Samkeppni sem skilar engu

 

Margir segja upp vinnu vegna slæmra samskipta við yfirmenn. Að ráða og þjálfa upp nýtt starfsfólk kostar mikla fjármuni. Mikil starfsmannavelta hefur líka mikinn falinn kostnað í för með sér. 38% af fólki í opinbera umhverfinu segir upp starfi og 43% í einkageiranum. Þessir útreikningar hækka árlegan starfsmanna kostnað um 150%.

 

Kostnaður í þessu í stjórnun og sölu getur verið miklu hærri eða um 200 til 250% (tilvísun í Aubrey C. Daniels Ph.D). Gefum okkur að meðallaun starfsmannns séu um sex og hálf milljón, en þá mundi þessi starfsmannavelta skapa umframkostnað upp á meira en þrjár milljónir fyrir hvern starfsmann sem segir upp störfum. Fyrir fyrirtæki með um 100 starfsmenn og 43% starfsmannaveltu mundi árlegur aukakostnaður í þessu vera meira en hundrað og þrjátíu milljónir.

 

Kannanir sýna að flestir segja upp sinni vinnu vegna þess að þeim finnst þeir ekki metnir að verðleikum (tilvísun í Aubrey C. Daniels Ph.D). Kannanir sýna líka að 60% af fjarvistum tengjast stressi. Ef fyrirtæki eru með miðstýrða stjórnun, er hún að öllum líkindum að auka verulega á fjarvistir.

 

Hvers vegna skapast stress hjá starfsfólki?

  • Það gerir mistök

  • Framleiðsla þeirra er lægri

  • Það notar slæma dómgreind

  • Það tekur slæmar ákvarðanir

  • Það verður veikt

 

Rannsókn sem gerð var á 10.000 aðilum og stóð yfir í 20 ár, sýnir að þeir sem voru lægstir í starfskeðjunni voru með fjórum sinni meiri hættu á að fá hjartaáfall og þunglyndi, en þeir sem voru efstir í starfsmannakeðjunni (Dr. Michael marmot, White hall study). Hvað mundi þetta kosta þitt fyrirtæki?
 

Þegar starfsmenn eru hræddir við að segja frá vandamálum eða koma með hugmyndir, kemur það niður á framleiðni, ákvarðanir eru teknar án nauðsynlegra upplýsinga, alvarleg vandamál verða óleyst og yfirmaðurinn er sá síðasti til að vita um vandamálin. Þegar starfsmenn eiga í samskipta vandamálum er þetta niðurstaðan:

 

  • Minni framleiðni

  • Góðum hugmyndum er haldið leyndum

  • Gremja eykst

  • Fólk í mannauðsmálum eyðir allt að 40% af sinni vinnu í að leysa vandamál

  • Samkepnnisstaða fyritækisins versnar til muna

 

Margt af því sem gert er í starfsmannamálum mistekst. Við höfum flest reynt að takast á við svona vandamál. Mörg þjálfunarumhverfi lofa miklu, en eru ekki að standa undir væntingum. Það standa margir valkostir til boða í starfsþjálfun og hvernig áttu að velja það rétta. Sex stærstu mistökin í að velja starfsþjálfun eru:

 

  • Skyndilausnir

  • Hvatningar kerfi sem hafa ekki langtíma endingu

  • Eingöngu hugmyndafræði, engar tæknilegar lausnir

  • Engin eftirfylgni

  • Vöntun á ábyrgð

  • Byggð á hraða „leyfu mér að heyra 30 sekúntna útgáfuna“

  • Blekkingar um litla áhættu (kosta lítið og taka lítinn tíma)

 

87% af þekkingu og/eða færni er horfið innan 60 daga frá þjálfun (Huthwaite, Inc., Building interactive skills). Fólk læri hvað, en ekki hvernig. Ráðlegging um að hlusta á fólkið þitt, kennir þér ekki að hlusta.
 

Eru stjórnunarhæfileikar og samskiptafærni meðfætt? Er hægt að læra samskiptafærni og leiðtogahæfileika. Samskiptafærni, færni í stjórnun, viðhorf og persónulega eiginleika er hægt að læra. Vinnustaðir eru byggðir á samskiptalegu umhverfi. Hvernig lærum við nýja færni? Hvernig breytum við okkar hegðun?

 

Við gerum þetta í gegnum ákveðið ferli sem er:

  1. Ómeðvitað þekkingarleysi                 Veist ekki að þú veist ekki

  2. Meðvitað þekkingarleysi                    Þú veist að þú veist ekki

  3. Meðvituð þekking                               Þú veist að þú þekkir

  4. Ómeðvituð þekking                            Þú notar færni ómeðvitað

 

Hvað þarf þjálfun þá að standa lengi?

  • Nógu lengi til að skapa þekkingu

  • Hafa nægan tíma fyrir þjálfun á þekkingu

  • Tengja efni við raunverulegar aðstæður

  • Leggja grunn að sjálfstrausti

 

Innihald í starfsþjálfun þarf að:

  • Tengjast viðskiptalegu umhverfi

  • Tengjast sýn og markmiðum fyrirtækisins

  • Fara undir yfirborðið

  • Vera í samhengi

 

Hvers vegna er færni nauðsynleg?

  • Fara lengra í breytingum á viðhorfi

  • Leggja grunn að breytingum í hegðun

  • Draga úr ósjálfstæði

  • Efla sjálfstraust og sjálsálit

  • Efla virkni og sköpun

  • Bæta sambönd

 

Hvers vegna þarftu samhæft og samstætt líkan?

  • Gefur þér verkfæri til að takast á við margskonar vandamál

  • Hjálpar þér að ákveða hvort og hvenær þú notar þessi verkfæri

  • Gefur þér sjálfstraust til að nota þína hæfileika í þínu starfi

 

Hvers vegna er eftirfylgni nauðsynleg?

  • Þú átt meiri möguleika á að öðlast færni sem endist

  • Þín fjárfesting skilar sér

  • Þú dregur úr smámunasemi

  • Ný færni samlagast þér í daglegum samskiptum

 

Hvers vegna er áreiðanleiki nauðsynlegur?

  • Ef þess er vænst að fólk noti nýja færni, þarf það að vita að það verði metið

  • Að eithvað sé metið er „merkið“ um þörfina fyrir hina nýju færni

  • Hann virkjar löngun til að fara í gegnum lærdómsstigin

 

Ímyndaðu þér að þínir stjórnendur hafi samfélagslega færni til að byggja upp virk sambönd.

  • Starfsfólk vill ekki hætta

  • Starfsfólk er virkt í að leysa vandamál

  • Starfsfólk gefur sig fram til að taka verkefni

  • Starfsfólk er tilbúið að taka aukaskrefið

  • Fjarvista-, ráðningar- og þjálfunarkostnaður er lægri

  • Fjarvistir starfsfólks eru minni

  • Veikindadögum fækkar

  • Starfsfólk er til staðar

  • Starfsfólk er orkumikið og áhugasamt

  • Starfsfólk heldur sig í verkefnum

  • Starfsfólki er frjálst að virka á hærra stigi

  • Starfsfólk er skapandi og lausnamiðað

  • Það er minni þörf fyrir leiðbeiningar

  • Stjórnendur eru traustvekjandi

  • Starfsfólk vill að fyrirtækið standi sig í samkeppni

  • Starfsfólkið eyðir meiri tíma í framleiðni

  • Vandamál eru séð og leyst á styttri tíma

  • Starfsfólk hefur frelsi til að tala heiðarlega

  • Stjórnendur hafa meiri upplýsingar um hvað er í gangi

  • Starfsfólk tekur betri og ígrundaðri ákvarðanir

  • Starfsfólk vinnur saman sem hópur

  • Starfsmenn vilja að öðrum gangi vel

  • Starfmenn eru virkari í hópavinnu

  • Það er minni gremja og tilfinningasemi

 

10 ára rannsókn sem birt var á árinu 1996 sýndi að fyrirtæki sem byggja upp góðan mannauð skapa starfsumhverfi sem minnkar og jafnvel kemur í veg fyrir stress, eru með meiri sölu, meiri vöxt og meiri hagnað (Dennis J. Kravetz).

 

Hér eru svo sex atriði til að tryggja val á réttri starfsþjálfun:

  1. Nógu löng

  2. Efnisleg

  3. Færnimiðuð

  4. Byggð á samþættu kerfi eða líkani

  5. Inniheldur mikla eftirfylgni

  6. Hönnuð til að gera fólk ábyrgt

     

     

     

     

     

     

     

     

     

Share on Facebook
Please reload

GORDON TRAINING ICELAND

Ármúla 4-6

108 Reykjavík

Iceland

Sími 893 0014

gudmundur@gordon.is

Gordon Training International

  • Instagram Social Icon
  • Twitter Social Icon
  • Facebook Social Icon

© 2017 GORDON